رویکردی مدرن به مدیریت پول، معیارها و طرز فکر
یک داستان رایج وجود دارد که بارها و بارها از شرکت های کوچک معماری می شنوم: “من معمار نشدم که حسابداری کنم.” با این حال، چه بخواهیم چه نخواهیم، داشتن یک کسب و کار به معنای مدیریت کسب و کار است – و این شامل دانستن اعداد شما نیز می شود.
در یک گفتگوی پادکست اخیر، با سام دبیاسی، یک CPA که با شرکت‌هایی در هر اندازه‌ای، از شرکت‌های Fortune 500 گرفته تا فروشگاه‌های تک‌نفره کار کرده است، به گفتگو نشستم. چیزی که بیش از همه مرا جلب کرد رزومه او نبود، بلکه روشی بود که او مشکلی را که بسیاری از ما با آن روبرو هستیم بیان کرد: ما تصمیمات طراحی را با دقت یک چاقوی جراحی می‌گیریم، اما کسب‌وکارمان را با چشم‌بند اداره می‌کنیم.
در اینجا هفت نکته مهم از گفتگوی ما آمده است – بینش های کلیدی برای کمک به شما در ایجاد سیستم های مالی هوشمندتر و پایدارتر در شرکت خود.
می‌توانید کل مکالمه را در https://entrearchitect.com/612 گوش دهید.
1. آنچه را که قابل اندازه گیری نیست نمی توان مدیریت کرد
این ایده بارها و بارها مطرح می شود: اگر وضعیت مالی خود را دنبال نکنید، نمی توانید انتظار داشته باشید که کسب و کار خود را به طور موثر اداره کنید. این یک تغییر ذهنیت است. زمانی که مانند یک صاحب کسب و کار و نه فقط یک معمار فکر می کنید، سیستم های مالی خود را نه به عنوان یک بار، بلکه به عنوان ابزاری می بینید که به رشد شما کمک می کند.
چه درآمد، نرخ بهره برداری، جریان نقدی یا سودآوری، دانستن اعداد ضروری است. این تنها راه برای دانستن اینکه چه چیزی کار می کند، چه چیزی نیست و کجا باید بهبود یابد، است.
2. همه کارها را خودتان انجام ندهید
یکی از رایج ترین اشتباهاتی که صاحبان کسب و کارهای کوچک مرتکب می شوند این است که سعی می کنند خودشان به تمام مسائل مالی رسیدگی کنند – به خصوص در ابتدا. و این قابل درک است. شما در حال تلاش برای پس انداز پول، اجتناب از هزینه های اضافی و حفظ کنترل هستید.
اما واقعیت این است که اشتباه کردن کتاب‌هایتان می‌تواند بیشتر از درست انجام دادن آنها هزینه داشته باشد. چه کسرهای از دست رفته، گزارش نادرست یا صرفاً هزینه فرصت زمان شما باشد، اشتباهات می توانند گران تمام شوند. تفویض اختیار به معنای از دست دادن کنترل نیست. این بدان معناست که خود را آزاد کنید تا روی کاری که فقط شما می توانید انجام دهید تمرکز کنید.
3. ابزارها کافی نیستند – سیستم ها مهم هستند
بسیاری از ما در حال حاضر از ابزارهایی مانند QuickBooks، Factor AE، Gusto یا Factor استفاده می کنیم. اما این ابزارها به تنهایی یک سیستم ایجاد نمی کنند. نحوه ادغام، سفارشی سازی و استفاده از آنها چیزی است که آنها را قدرتمند می کند.
گفتگوی ما نشان داد که راه‌حل‌های مقطعی – ورود به سه پلتفرم مختلف که با یکدیگر صحبت نمی‌کنند – می‌تواند منجر به ناکارآمدی، سردرگمی و خطا شود. هنگامی که سیستم های مالی شما کاملاً متصل و کارآمد هستند، بینش بهتر، تصمیم گیری سریع تر و اعتماد به نفس بیشتری به عنوان یک رهبر به دست می آورید.
4. رشد نیاز به زیرساخت دارد
همانطور که شرکت شما رشد می کند، سیستم های مالی شما باید با شما رشد کنند. زمانی که تنها هستید ممکن است یک صفحه گسترده کافی باشد. اما هنگامی که شروع به اضافه کردن اعضای تیم، مدیریت پروژه های متعدد و مقیاس گذاری کردید، به سیستم هایی نیاز دارید که با شما مقیاس شوند.
این شامل مواردی مانند حقوق و دستمزد، ردیابی زمان، مدیریت پروژه، پیش بینی و بررسی های مالی منظم است. ابزارهایی که با آنها شروع می‌کنید ممکن است ابزارهایی نباشند که با آن رشد می‌کنید – و تشخیص اینکه چه زمانی زمان ارتقا رسیده است، نشانه بلوغ یک صاحب کسب‌وکار است.
5. مانند یک مدیرعامل فکر کنید، نه فقط یک معمار
این موضوع تکراری در طول گفتگوی ما بود: این فقط در مورد دانستن نحوه استفاده از نرم افزار نیست. این در مورد قدم گذاشتن در نقش صاحب کسب و کار با تمام مسئولیت ها و فرصت هایی است که به همراه دارد.
این به معنای تغییر طرز فکر شما از تفکر پروژه به پروژه به برنامه ریزی بلند مدت است. این به معنای اندازه گیری کارایی و سودآوری است، نه فقط بهره وری. این به معنای ایجاد یک عمل است، نه فقط ارائه خدمات.
و مهمتر از همه، به این معنی است که متوجه شوید زمان شما ارزشمند است. اگر این زمان را صرف نگرانی در مورد تهیه مالیات یا تلاش برای تطبیق کتاب‌های خود پس از ساعت‌ها می‌کنید، آن را در جایی که مهمتر است سرمایه‌گذاری نمی‌کنید – ایجاد روابط، رشد شرکت خود و ایجاد معماری که مهم است.
6. اجازه ندهید ترس یا سردرگمی مانع ایجاد شود
ما در مورد این صحبت کردیم که چگونه ترس از اشتباه کردن – یا ندانستن از کجا شروع کنید – اغلب صاحبان مشاغل را از اقدام باز می دارد. راه‌اندازی سیستم‌های مالی مناسب، یادگیری ابزارهای جدید یا حتی برنامه‌ریزی یک مشاوره می‌تواند دلهره‌آور باشد.
اما هزینه انفعال اغلب بیشتر است. سردرگمی منجر به تصمیمات بد می شود. ترس باعث از دست رفتن فرصت ها می شود. و به تعویق انداختن کار منجر به مشکلات پیچیده تری در مسیر می شود.
اگر این کار را به تعویق انداخته‌اید، این حرکت ملایم خود را در نظر بگیرید: یک قدم به جلو بردارید. چه در حال تغییر به QuickBooks Online باشید، چه یک سیستم ردیابی زمان راه‌اندازی کنید، یا صرفاً هزینه‌های خود را بررسی کنید، این اقدام در حال افزایش است.
7. جایی که هستید ملاقات کنید، اما آنجا نمانید
لازم نیست یک شبه کارشناس مالی شوید. نیازی نیست کل سیستم خود را در یک آخر هفته تعمیر کنید. اما باید متعهد به پیشرفت باشید.
از جایی که هستید شروع کنید – چه این که درآمد خود را سازماندهی کنید یا سودآوری پروژه را دنبال کنید – و از آنجا بسازید. هر شرکتی متفاوت است و هر مالکی در مسیر متفاوتی قرار دارد. نکته مهم این است که شروع به حرکت در جهت شفافیت و اعتماد به نفس کنید.
از آنجا که در پایان روز، سیستم های مالی در مورد پول نیستند – آنها در مورد کنترل، آرامش ذهن و آزادی طراحی شرکت (و زندگی) هستند که واقعاً می خواهید.
فکر نهایی: برای کسب و کاری که می خواهید بسازید
یکی از چیزهایی که در طول این سال ها آموخته ام این است که موفق ترین معمارانی که می شناسم فقط ساختمان های بزرگ طراحی نکرده اند، بلکه کسب و کارهای بزرگی را طراحی کرده اند. و این با مرتب کردن خانه مالی آنها شروع شد.
اگر هنوز هم همه این کارها را خودتان انجام می‌دهید، با احساس غم‌انگیز، یا اجازه می‌دهید شماره‌هایتان شما را بترسانند، امیدوارم این گفتگو الهام بخش شما برای ایجاد تغییر باشد.
تو معمار شدی تا اثری معنادار خلق کنی. با وجود سیستم های مناسب، می توانید این کار را بدون استرس، حدس و گمان یا جلسات حسابداری آخر شب انجام دهید.
قسمت کامل را در https://entrearchitect.com/612 بشنوید.
